Trendi Kaihdin stöder snabb tillväxt med ett centraliserat ERP-system

Påverkan

1,5 miljoner euro → omsättning på 3 miljoner euro eller mer med stöd

Affärstillväxt som stöds av skalbar verksamhetsstyrning.

Excel ersatt med centraliserad ERP

Data som tidigare fanns i kalkylblad och minnen samlas nu i ett enda system.

Dataflöde i realtid

Informationen flödar på ett tillförlitligt sätt från design via produktion till installation.

Professionell anbudshantering

Snabbare och mer exakt prissättning för komplexa, anpassade projekt.

Om Trendi Kaihdin

Trendi Kaihdin ↗ tillverkar och installerar tillsammans med Tampereen Liukuovitehdas persienner, gardiner, skåp, skjutdörrar och skiljeväggar. Det finska företaget är känt för sitt omfattande produktsortiment, högkvalitativa speciallösningar och nyckelfärdiga leveransservice. Med cirka 30 medarbetare och ett nätverk av pålitliga underleverantörer betjänar företaget både konsument- och projektkunder.

95% av försäljningen är nyckelfärdiga leveranser
Mer än 30 yrkesverksamma som betjänar kunderna
Anpassade produkter för både bostads- och kommersiella projekt

UTMANINGEN

Snabb tillväxt gjorde kalkylblad och personalens minne till en risk

Trendi Kaihdin hade upplevt flera starka år av tillväxt. Ibland var expansionen så snabb att det blev svårt att hålla jämna steg med efterfrågan med hjälp av befintliga system.

Företagets data fanns på flera ställen - i Excel-kalkylblad, mappar och i personalens minne. Detta fragmenterade tillvägagångssätt gjorde det allt svårare att hantera den informationsvolym som krävdes för anpassade produkter och komplex projektförsäljning.

Varje projekt innehöll många detaljer: anpassade mått för olika lägenheter på flera våningar, varierande leveransscheman, flexibla prismodeller (per kvadratmeter, enhet eller matris) och samordning mellan design-, produktions- och installationsteam. Att hantera storskaliga projekt med mänskligt minne eller kalkylblad blev praktiskt taget omöjligt.

När omsättningen närmade sig 1,5 miljoner euro räckte det tidigare systemet knappt till. Med fortsatt tillväxt i sikte behövde Trendi Kaihdin ett professionellt ERP-system som kunde hantera komplexa, anpassade verksamheter i stor skala.

"I praktiken är vår försäljning uppdelad i två olika linjer. Dels vanlig konsumentförsäljning, dels projektförsäljning, som är en lite mer komplex process."

Matti LeppänenManaging Director på Trendi Kaihdin

LÖSNINGEN

Ett flexibelt affärssystem byggt för kundanpassad tillverkning och nyckelfärdiga leveranser

Våren 2021 inledde Trendi Kaihdin ett samarbete med Pinja för att implementera ett ERP-system som är särskilt utformat för tillverkning, försäljning och installation av träbaserade produkter. Lösningen lanserades i början av 2022 och stöder nu både konsumentförsäljning och komplex projektförsäljning.

Pinjas lösning valdes främst för sin flexibilitet och anpassningsbarhet - avgörande för en verksamhet där de allra flesta produkter skräddarsys efter individuella kundkrav. Systemet behövde kunna hantera allt från enkla konsumentorder till projekt med flervåningshus med olika specifikationer för varje enhet.

ERP-systemet centraliserade information som tidigare legat i olika system. Säljpersonalen kan nu mata in kundinformation, produktspecifikationer, prislistor, offerter och leveransscheman i ett och samma system. Informationen flödar sömlöst från design- och anbudsfasen via produktion till installation och fakturering, och systemet uppdaterar automatiskt projektstatusen allteftersom arbetet fortskrider.

Systemet stöder flexibla prismodeller och gör det möjligt för säljteamen att skapa unika paket för komplexa projekt. Det är viktigt att det upprätthåller datanoggrannheten i hela leveranskedjan - vilket är avgörande när man samordnar flera underleverantörer och hanterar leveransscheman som varken får vara för tidiga eller för sena.

Både Pinjas Business Director Ari Harjula och projektledaren Tuomo Ranua såg Trendi Kaihdin som en kund som var engagerad i processutveckling.

"Trendi Kaihdin förstår tydligt vilken potential ett digitalt verktyg har för att avsevärt förbättra verksamheten. Vi har arbetat tillsammans i en god anda. Kunden har också ett trevligt, avslappnat och ärligt sätt att göra saker på", konstaterar Ranua.

"Det fanns flera konkurrerande system att välja mellan, men Pinjas lösning vann främst på grund av dess flexibilitet och anpassningsbarhet. När omsättningen växte skulle det ha varit praktiskt taget omöjligt att hantera datavolymen utan ett effektivt system."

Matti LeppänenVerkställande direktör på Trendi Kaihdin

PÅVERKAN

Professionell verksamhet som stödjer ambitiös tillväxt

Efter implementeringen av ERP-systemet mer än fördubblade Trendi Kaihdin sin omsättning till över 3 miljoner euro - en tillväxt som hade varit extremt svår att uppnå med de tidigare fragmenterade systemen.

Det centraliserade systemet harmoniserade data och praxis i hela verksamheten. Nu får alla enhetliga orderbekräftelser oavsett vem som behandlat dem, och teamen kan undvika överflödigt arbete även när flera personer hanterar samma ärende.

Det blev betydligt enklare att beräkna anbud. Säljpersonalen kan övervaka leads, redigera offerter och följa upp det ekonomiska resultatet i realtid. Systemet förbereder fakturor som i princip är klara att skickas så snart en försäljning har bekräftats. Den ekonomiska uppföljningen har utvecklats dramatiskt - teamet kan nu följa affärsutvecklingen på månadsbasis, vilket blev nödvändigt när verksamheten skalades upp.

Kanske viktigast av allt är att informationen flödar på ett tillförlitligt sätt genom hela projektets livscykel. Detaljer som anges under projektering och anbudsgivning flödar automatiskt vidare till produktions- och installationsteamen i rätt format. Projektstatus uppdateras i takt med att arbetet fortskrider och information kan läggas till eller ändras efter behov utan risk för dataförlust eller missförstånd.

Företaget hanterar också fakturering och kundfordringar via affärssystemet och planerar att införa en installationskalender som ska optimera installatörernas schemaläggning, inklusive geografiska rutter och transporttider.

Viktiga effekter inkluderar:

Omsättningen mer än fördubblades från 1,5 miljoner euro till över 3 miljoner euro, med stöd av en skalbar verksamhet

Excel och manuella processer ersätts med centraliserad, tillförlitlig datahantering

Informationsflöde i realtid från design via produktion till installation

Professionell anbudshantering med snabbare och mer exakt prissättning för anpassade projekt

Harmoniserade verksamheter med konsekventa processer och minskat överflödigt arbete

Det som började som en systemuppgradering blev grunden för hållbar tillväxt - vilket gjorde det möjligt för Trendi Kaihdin att hantera alltmer komplexa projekt och samtidigt upprätthålla den höga servicekvalitet som kunderna förväntar sig.

Obs: Denna fallstudie beskriver Trendi Kaihdins erfarenhet av Total ERP by Pinja. Dessa funktioner är nu tillgängliga som Sales & Delivery Operations som en del av Pinja Fusion.

"Kort sagt har vi upplevt en viss ökad professionalism i och med införandet av ERP. Nu får alla en enhetlig orderbekräftelse, oavsett person. Vi kan också undvika dubbelarbete, även om vi har mer än en person som hanterar samma ärende."